Xstate is een organisatie die projectmatig werkt. Hiermee is Xstate zeker niet de enige organisatie die dit doet, maar toch zijn er veel vragen over deze manier van werken. Wat is het precies, en waarom zou je het toe gaan passen in jouw organisatie? In deze blog leggen we je uit waarom projectmatig werken zoveel voordelen heeft en welke dit zijn.
Wat is projectmatig werken?
Projectmatig werken is het tegenovergestelde van routinematig werken. Bij routinematig werken (ook wel taakgestuurd werken genoemd) maak je gebruik van standaardprocedures. Het resultaat moet je meerdere malen realiseren met gelijkblijvende omstandigheden. Bij projectmatig werken gebruik je een gestructureerde aanpak en een controleerbare inzet van de mensen en middelen. Elk resultaat is nieuw en is concreet. Je brengt dus iets tot stand op een controleerbare manier. Je stelt meetbare doelen en brengt verschillende disciplines bij elkaar om een resultaat te behalen.
Vaak pas je projectmatig werken toe in een situatie waarin je iets nieuws in de organisatie introduceert, of bij het invoeren van een nieuwe (efficiëntere) werkwijze. Projectmatig werken is geen doel op zich, maar ondersteunt de resultaatgerichtheid van een organisatie. Vaak stel je van tevoren een projectplan op. In dit plan staan de verschillende fasen van het project, maar ook het beoogde resultaat, het budget, de beschikbare tijd en de kwaliteitseisen.
De voordelen
- In veel situaties kan projectmatig werken zorgen voor snellere en betere resultaten, waarbij bedrijfsprocessen optimaliseren en werknemers zelfstandiger worden. Dit laatste komt doordat werknemers zo vaak meer verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden krijgen.
- Je werkt met meerdere mensen aan een doel. Iedere werknemer brengt andere kennis, ervaringen en input met zich mee. Dit zorgt ervoor dat er veel nieuwe en creatieve ideeën of mogelijkheden ontstaan, deze kunnen eventueel weer worden uitgewerkt. Daarnaast zet je op deze manier de werkkracht zo effectief mogelijk in.
- Projectmatig werken bevordert de groepswerking en samenhang binnen een organisatie. Bij projectmatig werken kijk je over afdelingen heen, hierdoor komen werknemers van verschillende afdelingen samen en verdwijnen de vaste groepjes. Waar voorheen afdelingen misschien niets met elkaar te maken hadden, zal dat door projectmatig werken veranderen. De hele organisatie zal meer als groep samenwerken, wat de organisatiecultuur ten goede komt.
- Bij projectgericht werken stel je van tevoren vast wat het behaalde resultaat moet zijn. Men weet dus vanaf het begin waaraan en waarvoor ze werken. Dit werkt motiverend.
- Elk project krijgt van tevoren een vastgesteld budget en tijd die eraan besteed gaat worden. Doordat er bij projecten vaak met fasen gewerkt wordt waarbij telkens gereflecteerd kan worden, kan de projectleider tijdig bijsturen. Dit kan bijvoorbeeld wanneer het project te veel tijd in beslag neemt, het budget overschreden wordt of de kwaliteit nog te wensen over laat.
Uitdagingen
Ondanks de voordelen kan het soms lastig zijn om projectmatig te werken. Één van de nadelen kan het verlies van controle en overzicht zijn. Als verschillende mensen bijvoorbeeld met verschillende documenten werken, kan het snel rommelig worden. Dit is gelukkig makkelijk te voorkomen door een projectplan op te stellen waarin niet alleen de planning van het project staat, maar ook welke programma’s en documenten gebruikt moeten worden.
Al met al kan projectmatig werken even wennen zijn wanneer het nieuw is voor jouw organisatie. Toch kan het echt positief uitpakken voor je organisatie (zie de voordelen). Wees niet bang om het te proberen binnen jouw organisatie. Wie weet werkt het voor jullie net zo goed als voor Xstate.
Benieuwd naar hoe onze Xstaters projectmatig werk ervaren? Klik hier voor hun ervaring.